Der Mensch im Mittelpunkt technischer Systeme

Sehr geehrte Damen und Herren,

aufgrund des Coronavirus erfolgt die Arbeit verschiedener Bereiche an der Fakultät V in ungewohnter, ggfs. eingeschränkter Art und Weise. Damit verbunden sind Änderungen in der Organisation fakultätsinterner Abläufe. Nachfolgend finden Sie hierzu die entsprechenden Informationen. Bitte beachten Sie darüber hinaus die aktuellen Informationen des Krisenstabs der TU Berlin [3] zur durch den Coronavirus verursachten Gesamtsituation und den entsprechenden Regelungen. Die Vorgaben der Landesregierung und des Krisenstabs der TU Berlin haben Vorrang vor den Informationen der Fakultät.

Seit dem 18.5.20 befindet sich die TU Berlin im eingeschränkten Präsenzbetrieb. Das Fakultäts-Service-Center (FSC) der Fakultät V arbeitet soweit wie möglich weiterhin im Homeoffice. Zur Erledigung dringend notwendiger Arbeiten vor Ort gibt es eine sehr eingeschränkte Teilpräsenz. Es gibt keinen Publikumsverkehr. Sie erreichen die Mitarbeiter*innen des FSC am besten per E-Mail.

Berufungskommissionen:
Klären Sie bitte mit Frau Dr. Kramer [4] aus dem FSC die weitere Vorgehensweise zu anstehenden Sitzungen per E-Mail ab.

Bestellungen/Lieferungen/Rechnungen:
Die Finanzabteilung arbeitet nach wie vor in einem eingeschränkten Betrieb. Daher wird darum gebeten, Bestellungen auf das Notwendigste zu beschränken.

Für Lieferungen setzen Sie sich bitte mit den Lieferanten in Verbindung um zu gewährleisten, dass eine Person vor Ort die Sendungen in Empfang nehmen kann. Bitte weisen Sie die Lieferanten darauf hin, dass bei der Auslieferung ein Mund-Nasen-Schutz zu tragen ist.

Auszahlungsanordnungen können bevorzugt wieder in Papierform an das FSC, Sekr. H 11, geschickt werden. Es werden auch weiterhin digital eingereichte Auszahlungsanordnungen von uns bearbeitet. Digitale Auszahlungsanordnungen mit Unterschrift und zughörigen Rechnungsunterlagen bitte in einer einzigen pdf-Datei an haushalt@vm.tu-berlin.de [5] senden. Bitte senden Sie nicht mehrere Dateien und E-Mails zu einem Vorgang!

Es gelten weiterhin die Standards der TU Berlin zum Vergabewesen und zur Rechnungsbearbeitung, bitte informieren Sie sich auf den Webseiten der Finanzabteilung.

Erstattungen:
Bitte stellen Sie Erstattungsanträge soweit möglich zurück, bis die TU Berlin zum Normalbetrieb zurückgekehrt ist. Falls Waren oder Dienstleistungen zunächst privat bestellt bzw. bezahlt werden und eine nachträgliche Erstattung durch die TU Berlin geplant ist, muss die Ware bzw. Dienstleistung auf den eigenen Namen bestellt und an die Privatadresse geliefert werden, damit die nachträgliche Erstattung möglich ist. Rechnungen, die auf den Namen der TU Berlin ausgestellt sind und die privat beglichen wurden, können im Nachgang nicht erstattet werden. Die Landeshaushaltsordnung muss mit den entsprechenden Vorgaben zu Vergleichsangeboten und Ausschreibungsrichtlinien eingehalten werden.
Weitere Informationen finden Sie hier [6].

Forschungsprojekte:
Übersicht der Forschungsabteilung zu Informationen der Mittelgeber bezüglich Änderungen bei Beantragung von Projekten und Verlängerungsmöglichkeiten von laufenden Projekten s. hier [7].

Gremien:
Die Sitzungen des Fakultätsrats finden weiterhin per Telefonkonferenz statt. Es wird empfohlen, dies auch für die weiteren Gremien in der Fakultät zu praktizieren.

Homeoffice:
Aktuell arbeiten viele Mitglieder der Fakultät im Homeoffice. Die beiden folgenden verlinkten Informationen geben eine Orientierung zur damit verbundenen Arbeitsweise, die nach den vorhandenen Möglichkeiten beachtet werden soll. Im Übrigen empfehlen wir, längere Pausen einzulegen.

Merkblatt zum Arbeits- und Gesundheitsschutz im mobilen Arbeiten [8]
Flyer: "Wohin mit dem Bildschirm - Ergonomie am PC" [9]

Hygiene- und Schutzmanahmen:
Vorgaben an der TU Berlin siehe hier [10]

Personalvorgänge:
Die Personalstelle arbeitet weiterhin in einem eingeschränkten Betrieb. Daher werden Personalvorgänge nach Dringlichkeit priorisiert und nur mit Verzögerung bearbeitet. Derzeit werden 4 Wochen Vorlauf in der Personalstelle benötigt, bitte reichen Sie Vorgänge nicht wesentlich früher ein.

Das elektronische Verfahren bleibt in der Fakultät V zunächst bestehen. Anträge werden von der beantragenden /einstellenden WE (i.d.R. Fachgebiet) als Scan (pdf) an das FSC der Fakultät V an personal@vm.tu-berlin.de [11] geschickt, Frau Wolfram und ihre Kolleginnen bearbeiten die Vorgänge wie gewohnt. Das FSC bindet die Frauenbeauftragten ein und stellt nach Mittelfreigabe und Zustimmung den digitalen Datensatz dem Personalteam zur Verfügung. Personalvorgänge aus Drittmitteln können direkt an die Frauenbeauftragten nfa@vm.tu-berlin.de [12] geschickt werden.

Bitte reichen Sie nur Personalvorgänge ein, deren Besetzung/Verlängerung zeitnah erfolgen muss, da wegen des eingeschränkten Betriebs in der Personalstelle Prioritäten gesetzt werden müssen. Verlängerungen, die erst in 2-3 Monaten anstehen, sollen jetzt möglichst noch nicht beantragt werden. Bitte sehen Sie i.d.R. von Nachfragen zum Stand der Vorgänge ab. Diese Nachfragen erzeugen weiteren Zeitaufwand für die Bearbeiter*innen in der Personalstelle und im FSC, der dann für die Bearbeitung der Vorgänge fehlt.

Postzustellung:
Post und Hauspost werden zugestellt.

Promotionen:
Es finden keine persönlichen Sprechstunden mehr statt. Der Kontakt erfolgt über E-Mail.

Anträge auf Anmeldung der Promotionsabsicht sind derzeit nicht möglich. Anträge auf Eröffnung des Promotionsverfahrens (Antrag auf Zulassung) werden unter der Voraussetzung angenommen, dass zuvor die Promotionsabsicht erklärt wurde und die Annahme als Doktorand*in durch die Fakultät vorliegt. Ist ein Antrag auf Zulassung beabsichtigt, nehmen Sie bitte zum weiteren Verfahren Kontakt unter promotionen@vm.tu-berlin.de [13] auf. Wissenschaftliche Aussprachen finden aktuell nicht statt.

Im Falle sich Änderungen im Verfahrensablauf ergeben, werden sie an dieser Stelle zeitnah veröffentlicht.

Prüfungsangelegenheiten:
siehe hier
[14]

Prüfungsausschüsse:
Hinweise für die Geschäftsstellen der Prüfungsausschüsse erhalten Sie über die direkten Webseiten:

Maschinenbau: www.tu-berlin.de/?id=207983 [15]

Computational Engineering Science: www.tu-berlin.de/?id=190407 [16]

Verkehrswesen: www.tu-berlin.de/?id=48327 [17]

Physikalische Ingenieurwissenschaft: www.tu-berlin.de/?id=207971 [18]

Studium und Lehre:
Aktuelle Informationen zu verschiedenen Angelegenheiten in diesem Bereich siehe hier. [19]

Telefon:
Es besteht die Möglichkeit, dass es aufgrund der zahlreichen Telefonumleitungen von dienstlichen Telefonen auf private Nummern zu Engpässen bei den Leitungen kommt. Es wird daher darum gebeten, wo es möglich ist, direkt die private Nummer anzurufen und nicht die umgeleitete Dienstnummer.

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Sie finden das Fakultäts-Service-Center im achten Obergeschoss des Hauptgebäudes der TU in den Räumen 8138 bis 8142 und 8150 bis 8154.